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日程変更は「分かった時点」で連絡する
面接の日が決まったあとで、学校の行事が入った。別のサロンの選考と同じ日になった。前日から熱が下がらない。就職活動中は、こうした予定の重なりが起こります。「今さら変更をお願いしたら印象が悪くなるのでは」と迷って、連絡を先延ばしにしてしまう人も少なくありません。
結論から言うと、変更が必要だと分かった時点ですぐ連絡するのが一番です。サロン側は面接や見学の時間を、営業の合間やスタッフの予定を調整して確保しています。連絡が遅れるほど、その枠を別の日に組み直しにくくなります。早く連絡すれば、それだけ相手の調整の余地が残ります。
印象を左右するのは、変更したいという事実よりも、連絡の早さと、代わりの候補日が添えられているかどうかです。理由を長く説明する必要はありません。
連絡する前に、自分で決めておく3つのこと
連絡文を打ち始める前に、次の3点だけ手元で決めておくと、文面が短くまとまり、やり取りの往復も減らせます。
- 変更理由を一言で言える形にする。「学校の行事のため」「体調不良のため」「別の選考と日程が重なったため」のように、一文で言い切れる状態にします。経緯を細かく書くほど文面が長くなり、相手が読み取る手間も増えます。
- 代わりの候補日を複数用意する。候補が1日だけだと、そこが埋まっていた場合にまた往復が必要になります。学校の授業や実習、ほかの選考の予定を先に見直し、行ける日を複数、午前・午後の希望も含めて書き出しておきます。
- 連絡手段を確認する。募集ページや、最初に届いた案内メッセージ、予約確認のメールに、連絡先や連絡方法の指定がないか見ます。最初のやり取りがLINEなら同じLINEで、メールならそのメールへの返信で伝えるのが自然です。指定が見当たらないときは、これまでやり取りしてきた手段を使います。
面接や見学の前日・当日の連絡については、案内に書かれていることがあります。書かれていなければ、変更をお願いする連絡の中で「当日に急な事情が出た場合は、どちらへ連絡すればよいですか」と一言聞いておく方法もあります。
理由別に、何を書き、何を書かなくてよいか
理由は、相手が日程を組み直すうえで必要な分だけ伝えれば足ります。詳細を書かなくても失礼にはなりません。ただし、事実と違う理由を書くのは避けます。
学校行事・授業・試験と重なったとき
「学校の行事のため」「授業の都合で」と書けば十分です。行事の名前や内容まで説明する必要はありません。実習や試験などで日程が動かせないことが分かっている場合は、「学校の実習のため、その日は参加が難しい状況です」と、動かせない事情だと分かる程度に添えます。
体調不良のとき
症状や病名を書く必要はなく、「体調不良のため」で伝わります。当日の朝や直前に分かったときは、メッセージを送るだけにせず、電話で連絡できる番号が案内されていれば電話でも伝えると、相手が気づかないまま待たせる事態を避けられます。回復の見通しが立っていない段階では、候補日を無理に出さず、「回復の見通しが立ち次第、改めて日程のご相談をさせてください」と書きます。そのうえで、見通しが立った時点で連絡する流れにします。
他のサロンの選考と重なったとき
この場合は、店名を出さずに簡潔に伝えます。「別の選考と日程が重なってしまい」で十分です。ほかの店の名前や選考の中身は、書かなくて構いません。学校行事など別の理由に置き換えて書くことはせず、事実のまま短く伝えます。そのうえで、「御社にぜひ伺いたいと考えています」といった前向きな一文と、複数の候補日を添えます。候補日を用意しておけば、日程調整を面倒に思わせずに、変更のお願いに誠意を持たせられます。
そのまま使える連絡文の例(架空の例文です)
以下は架空の例文です。サロン名や日付、名前は自分のものに置き換えて使ってください。LINE・メール・電話のどれでも、盛り込む内容は同じです。変更のお願い、理由の一言、候補日、お詫びと感謝を、この順で入れます。
LINEの例
お世話になっております。◯月◯日◯時に面接のお約束をいただいている、◯◯美容専門学校の◯◯です。大変申し訳ないのですが、学校の行事と重なってしまい、日程の変更をお願いできないでしょうか。変更が可能でしたら、◯月◯日(午後)、◯月◯日(終日)、◯月◯日(午前)でしたら伺えます。ご都合の悪い場合は、別の日程でも調整いたします。お手数をおかけして申し訳ありません。どうぞよろしくお願いいたします。
LINEは短くても失礼になりにくい手段ですが、最初の1文で名前と元の日時を名乗ります。担当者が複数の学生とやり取りしている可能性があるためです。
メールの例
件名:面接日程変更のお願い(◯◯美容専門学校 ◯◯)
◯◯サロン 採用ご担当者様
お世話になっております。◯月◯日◯時に面接のお約束をいただいております、◯◯美容専門学校の◯◯◯◯です。
大変申し訳ございませんが、別の選考と日程が重なってしまい、当日の参加が難しくなりました。日程の変更をお願いできませんでしょうか。
変更いただける場合、以下の日程でしたら伺えます。
・◯月◯日(◯)午後
・◯月◯日(◯)終日
・◯月◯日(◯)午前貴店にぜひ伺いたいと考えております。ご調整をお願いする形となり、誠に申し訳ございません。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
◯◯美容専門学校 ◯◯◯◯
連絡先:◯◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯
メールは件名で用件が分かるようにし、名前・学校名・元の日時を本文の冒頭に入れます。
電話の話し方の例
電話は、体調不良で当日に伝えるときや、メッセージを送っても気づかれない可能性があるときに使います。かける時間帯は、サロンの営業時間や案内された受付時間を考えて選びます。話す順番はおおよそ次のとおりです。
「お世話になっております。◯月◯日◯時に面接のお約束をいただいている、◯◯美容専門学校の◯◯と申します。採用のご担当の方はいらっしゃいますでしょうか。」
(担当者に代わったら)「お忙しいところ恐れ入ります。実は当日、体調を崩してしまい、伺うことが難しい状況です。大変申し訳ありません。日程を改めてご相談させていただくことは可能でしょうか。」
担当者が不在で伝言を頼むときは、名前と学校名、元の日時、変更をお願いしたい旨を伝え、あとから折り返しをもらえるかを聞きます。電話後には、同じ内容を案内されたメッセージ手段でも送っておくと、お互いの記録が残ります。
連絡したあとにやること
日程が変わったら、返信をもらって終わりにせず、次の内容を文面に残して見直します。
- 新しい日時と集合時間
- 場所(サロンの所在地、入口、集合する階など)
- 持ち物(履歴書、ポートフォリオ、美容師免許関連の書類、筆記用具、実技の準備が必要な場合はその道具など)
- 担当者の名前と、当日に困ったときの連絡先
相手から日時を提示されたら、「ご調整いただきありがとうございます。◯月◯日◯時に伺います」と、復唱する形で返信します。日時の取り違えがその場で確認でき、お礼も一緒に伝えられます。
返信がなかなか来ないときは、送ったメッセージが届いていない可能性もあります。案内された別の連絡手段があれば、そちらで届いているかを確認します。また、日程が確定したあとで再び予定が変わりそうになったら、ためらわずに分かった時点で連絡します。2回目のお願いであっても、早く伝えて候補日を添える点は同じです。
